Anda telah mempunyai niat untuk mendapatkan pensijilan ISO9001 untuk syarikat anda?
Apakah perlu dilakukan?
Terdapat 5 kaedah bagaimana sesebuah organisasi membangunkan Sistem Pengurusan Kualiti dan melaksanakan di pejabat urusan dan semua tapak bina. Didalam ISO 9000 diberikan 8 kaedah, namun atas implementasi dalam tapak projek, saya hanya gunakan 5 sahaja.
1. Menentukan keperluan klien dan kesemua pihak berminat.
Sesebuah syarikat yang berminat untuk mendapatkan pensijilan ISO, mestilah membangunkan Sistem Pengurusan Kualiti yang mantap. Untuk membangunkan Sistem Pengurusan Kualiti yang mantap, sesebuah organisasi perlulah mengenalpasti kehendak-kehendak klien serta semua pihak yang berkepentingan, terutama dalam sesebuah projek.
Sebuah syarikat mungkin mempunyai banyak tapak bina, jadi sudah pastilah berbeza klien dan pihak berkepentingan. Pihak berkepentingan dalam ertikata disini adalah samada pihak berkuasa tempatan, kerajaan tempatan atau mana-mana pihak yang mungkin ada kaitan dalam projek kita, samada meluluskan, memeriksa atau apa-apa sahaja kepentingan mereka. Ini termasuk penduduk setempat.
Kehendak klien boleh dikenalpasti dengan mudah dengan adanya kontrak dokumen, begitu juga dengan pihak berkuasa tempatan serta badan-badan berkanun (TNB, IWK, dll).
2. Membangunkan Polisi Kualiti dan Kualiti Objektif dalam syarikat
Polisi Kualiti dan Objektif kualiti diwujudkan untuk memberi fokus kepada semua kakitangan akan halatuju syarikat. Ia juga boleh dikenali dengan nama Visi dan Misi. Polisi Kualiti adalah halatuju pihak tertinggi pengurusan (contoh: CEO, Pengarah) untuk menunjukkan kepada kesemua kakitangan apakah yang dimahukan daripada kakitangan.
Manakala Objektif Kualiti pula adalah komitmen dari kakitangan, atau pengurus jabatan atau pengurus projek untuk menunjukkan komitmen tentang bagaimana polisi yang dinyatakan itu boleh dicapai. Setiap projek atau department hendaklah menyediakan objektif yang berbeza bergantung kepada skop dan kehendak klien. Objektif pula hendaklah mudah untuk diukur supaya mudah untuk dinilai.
Contoh Polisi Kualiti
1. Menyediakan produk dan servis yang berkualiti serta tinggi nilai penerimaan.
Contoh Kualiti Objektif Projek A.
1. Nilai NCR diterima setiap bulan kurang dari 5.
Contoh Kualiti Objektif Projek B.
1. Nilai NCR ditutup setiap bulan lebih dari 90%.
Kualiti objektif boleh berbeza-beza mengikut projek dan department, namun haruslah selari dengan Polisi asal syarikat.
3. Menentukan proses dan tanggungjawab diperlukan mencapai objektif kualiti.
Setelah objektif ditentukan, pihak pengurusan projek, hendaklah duduk semeja untuk membincangkan apakah proses-proses yang diperlukan dalam menentukan objektif dipatuhi, selain kehendak-kehendak dalam ISO dipatuhi. Antara proses-proses atau juga dikenali prosedur biasa dalam tapak pembinaan adalah :-
1. Proses penyediaan pelan (PQP, EMP, PSHEP)
2. Proses penyediaan Method Statement
3. Proses penyediaan Material Submission Approval
4. Proses penyediaan dan respond terhadap NCR
5. Proses perlantikan, penilaian terhadap vendor
6. Proses dokumentasi.
a. Bagaimana proses surat menyurat
b. Bagaimana proses edaran lukisan pembinaan.
7. Proses penyediaan Carta Organisasi, Job Description dan juga penentuan competency dan latihan diperlukan.
8. Proses penyediaan Program kerja dan pemantauan
9. Proses Internal Audit
10. Proses untuk work Inspection (RFWI).
Sewaktu penyediaan proses-proses ini, kehendak-kehendak klien hendaklah diambil kira, sebagai contoh klien mungkin ingin menggunakan borang sendiri atau memanggil wakil klien untuk proses inspection. Selain itu, tanggungjawab pekerja juga hendaklah dimasukkan juga. Siapa buat apa.
4. Menentukan sumber yang diperlukan untuk membuat kerja-kerja tersebut.
Setelah kita mengetahui proses-proses (telah dibincangkan dalam bab yang diatas), maka dengan ini secara automatiknya kita akan mengetahui sumber-submber diperlukan untuk menjalankan proses-proses tersebut. Apabila bercakap mengenai sumber biasanya 3M memainkan peranan, Manpower, Material, Machinery.
Sebagai contoh, untuk menyediakan RFWI setiap hari, anda perlukan seorang Document Controller untuk menulis maklumat yang diberikan oleh Site Supervisor ke dalam borang, menghantar ke pihak konsultan dan scan rekod RFWI tersebut, secara automatiknya, anda faham bahawa anda perlukan seorang DC, sebuah mesin scanner dan fotostar dan almari untuk menyimpan rekod RFWI.
5. Menentukan kaedah untuk mengukur keberkesanan setiap proses.
Setelah anda mempunyai proses dan menetukan sumber, anda hendaklah mempunyai cara bagaimana untuk mengurkur keberkesanan proses-proses berkenaan. Antara kaedah paling tebaik adalah melalui Progress Report, Progress Report Meeting dan Internal Audit.
Diambil dari ISO 9000 - Section 2.3 Quality Management System Approach.
Apakah perlu dilakukan?
Terdapat 5 kaedah bagaimana sesebuah organisasi membangunkan Sistem Pengurusan Kualiti dan melaksanakan di pejabat urusan dan semua tapak bina. Didalam ISO 9000 diberikan 8 kaedah, namun atas implementasi dalam tapak projek, saya hanya gunakan 5 sahaja.
1. Menentukan keperluan klien dan kesemua pihak berminat.
Sesebuah syarikat yang berminat untuk mendapatkan pensijilan ISO, mestilah membangunkan Sistem Pengurusan Kualiti yang mantap. Untuk membangunkan Sistem Pengurusan Kualiti yang mantap, sesebuah organisasi perlulah mengenalpasti kehendak-kehendak klien serta semua pihak yang berkepentingan, terutama dalam sesebuah projek.
Sebuah syarikat mungkin mempunyai banyak tapak bina, jadi sudah pastilah berbeza klien dan pihak berkepentingan. Pihak berkepentingan dalam ertikata disini adalah samada pihak berkuasa tempatan, kerajaan tempatan atau mana-mana pihak yang mungkin ada kaitan dalam projek kita, samada meluluskan, memeriksa atau apa-apa sahaja kepentingan mereka. Ini termasuk penduduk setempat.
Kehendak klien boleh dikenalpasti dengan mudah dengan adanya kontrak dokumen, begitu juga dengan pihak berkuasa tempatan serta badan-badan berkanun (TNB, IWK, dll).
2. Membangunkan Polisi Kualiti dan Kualiti Objektif dalam syarikat
Polisi Kualiti dan Objektif kualiti diwujudkan untuk memberi fokus kepada semua kakitangan akan halatuju syarikat. Ia juga boleh dikenali dengan nama Visi dan Misi. Polisi Kualiti adalah halatuju pihak tertinggi pengurusan (contoh: CEO, Pengarah) untuk menunjukkan kepada kesemua kakitangan apakah yang dimahukan daripada kakitangan.
Manakala Objektif Kualiti pula adalah komitmen dari kakitangan, atau pengurus jabatan atau pengurus projek untuk menunjukkan komitmen tentang bagaimana polisi yang dinyatakan itu boleh dicapai. Setiap projek atau department hendaklah menyediakan objektif yang berbeza bergantung kepada skop dan kehendak klien. Objektif pula hendaklah mudah untuk diukur supaya mudah untuk dinilai.
Contoh Polisi Kualiti
1. Menyediakan produk dan servis yang berkualiti serta tinggi nilai penerimaan.
Contoh Kualiti Objektif Projek A.
1. Nilai NCR diterima setiap bulan kurang dari 5.
Contoh Kualiti Objektif Projek B.
1. Nilai NCR ditutup setiap bulan lebih dari 90%.
Kualiti objektif boleh berbeza-beza mengikut projek dan department, namun haruslah selari dengan Polisi asal syarikat.
3. Menentukan proses dan tanggungjawab diperlukan mencapai objektif kualiti.
Setelah objektif ditentukan, pihak pengurusan projek, hendaklah duduk semeja untuk membincangkan apakah proses-proses yang diperlukan dalam menentukan objektif dipatuhi, selain kehendak-kehendak dalam ISO dipatuhi. Antara proses-proses atau juga dikenali prosedur biasa dalam tapak pembinaan adalah :-
1. Proses penyediaan pelan (PQP, EMP, PSHEP)
2. Proses penyediaan Method Statement
3. Proses penyediaan Material Submission Approval
4. Proses penyediaan dan respond terhadap NCR
5. Proses perlantikan, penilaian terhadap vendor
6. Proses dokumentasi.
a. Bagaimana proses surat menyurat
b. Bagaimana proses edaran lukisan pembinaan.
7. Proses penyediaan Carta Organisasi, Job Description dan juga penentuan competency dan latihan diperlukan.
8. Proses penyediaan Program kerja dan pemantauan
9. Proses Internal Audit
10. Proses untuk work Inspection (RFWI).
Sewaktu penyediaan proses-proses ini, kehendak-kehendak klien hendaklah diambil kira, sebagai contoh klien mungkin ingin menggunakan borang sendiri atau memanggil wakil klien untuk proses inspection. Selain itu, tanggungjawab pekerja juga hendaklah dimasukkan juga. Siapa buat apa.
4. Menentukan sumber yang diperlukan untuk membuat kerja-kerja tersebut.
Setelah kita mengetahui proses-proses (telah dibincangkan dalam bab yang diatas), maka dengan ini secara automatiknya kita akan mengetahui sumber-submber diperlukan untuk menjalankan proses-proses tersebut. Apabila bercakap mengenai sumber biasanya 3M memainkan peranan, Manpower, Material, Machinery.
Sebagai contoh, untuk menyediakan RFWI setiap hari, anda perlukan seorang Document Controller untuk menulis maklumat yang diberikan oleh Site Supervisor ke dalam borang, menghantar ke pihak konsultan dan scan rekod RFWI tersebut, secara automatiknya, anda faham bahawa anda perlukan seorang DC, sebuah mesin scanner dan fotostar dan almari untuk menyimpan rekod RFWI.
5. Menentukan kaedah untuk mengukur keberkesanan setiap proses.
Setelah anda mempunyai proses dan menetukan sumber, anda hendaklah mempunyai cara bagaimana untuk mengurkur keberkesanan proses-proses berkenaan. Antara kaedah paling tebaik adalah melalui Progress Report, Progress Report Meeting dan Internal Audit.
Diambil dari ISO 9000 - Section 2.3 Quality Management System Approach.
Ulasan
Catat Ulasan
Terima Kasih untuk setiap ulasan.